O principal erro cometido por gestores ao delegar tarefas
Muitos líderes acabam adotando uma postura distante demais após delegar responsabilidades e se frustram quando os resultados não aparecem conforme esperado. Porém, existe um método mais eficaz para realizar essa prática.
Conforme a sabedoria popular, saber delegar é uma das características fundamentais para um gestor eficiente. Ao distribuir tarefas para seus subordinados, o gestor libera tempo para se dedicar a atividades de maior impacto, fortalece a autonomia dos colaboradores e amplia a capacidade da equipe. Contudo, essa prática que deveria ser benéfica muitas vezes falha.
O erro recorrente que quase todos os gestores cometem ao delegar é encarar esse processo como um simples “ligar e desligar”. Em outras palavras, eles repassam a tarefa e, em seguida, se distanciam, esperando que o funcionário a execute perfeitamente, ficando frustrados quando isso não acontece. Assim, ao invés de impulsionar a equipe e aliviar a carga do gestor, a delegação pode gerar frustração mútua, desperdício de energia e desmotivação do time.
Uma gerente de engenharia em uma grande empresa de tecnologia chegou a afirmar que somente delegaria se sua equipe soubesse fazer as tarefas sozinhas, pois os colaboradores demoram, não entregam direito e não têm proatividade. Entretanto, ao analisar melhor o caso, percebeu-se que as dificuldades estavam relacionadas ao modo como ela delegava, não à capacidade da equipe.
O botão de ajuste da delegação
Ao invés de simplesmente delegar e desaparecer, uma estratégia mais eficaz consiste em ajustar o nível de suporte oferecido conforme o perfil e a experiência do funcionário, algo que chamo de “botão de ajuste da delegação”.
O primeiro passo é avaliar o conhecimento, habilidade e maturidade do colaborador em relação à tarefa. Evidentemente, um estagiário terá mais necessidade de acompanhamento do que um profissional experiente. Observar as dúvidas dos funcionários ajuda a entender se eles compreendem o que é esperado.
Com base nessa avaliação, o gestor pode determinar o grau de envolvimento necessário. Esse “botão” possui cinco estágios:
Fazer: demonstração da tarefa pelo gestor para que o colaborador observe o processo antes de realizar sozinho. Indicado para quem está começando e não sabe por onde iniciar.
Dizer: fornecimento de instruções detalhadas e passo a passo para que o funcionário execute a tarefa.
Ensinar: explicação clara dos motivos e das maneiras pelas quais a tarefa deve ser realizada, deixando o funcionário seguir por conta própria.
Orientar: permitir que o colaborador execute a atividade autonomamente, mas mantendo acompanhamento por meio de perguntas que levem a reflexões sobre suas escolhas.
Rede de segurança: conferir total autonomia ao funcionário, informando que o gestor estará disponível para apoio caso necessário. Curiosamente, a maioria dos gestores inicia a delegação já neste estágio, o que pode gerar problemas.
A importância do acompanhamento constante
Independentemente do estágio em que se encontre essa regulação do nível de delegação, é essencial agendar reuniões periódicas para evitar surpresas e desalinhamentos na entrega final. Por exemplo, a gerente de engenharia mencionada realizava encontros quinzenais mesmo no nível “rede de segurança”.
Também é importante revisar continuamente o progresso do funcionário, identificando se ele está pronto para ganhar mais autonomia. Avaliações sobre o que funcionou, os obstáculos enfrentados e o grau de conforto com as tarefas ajudam a decidir se é o momento de avançar para o próximo nível no uso do “botão de ajuste”. Se houver insegurança, o indicado é manter o nível atual até que a pessoa mostre confiança e competência suficientes.
Esse modelo de delegação contribui para reduzir a sobrecarga do gestor, promove o desenvolvimento da equipe e resulta em entregas com mais qualidade e menos crises no último momento.
Sabina Nawaz (@sabinanawaz) é coach global de CEOs, palestrante em liderança e autora do livro “Você é o chefe: torne-se o gestor que você quer ser (e que os outros precisam)”.
